租期管理 · 第一關流程改造 ✅ v4.0 定案版

續退意願調查改造：先評估＆問房東定條件 ➔ 再問房客

由原本「先問房客、事後才問房東」改為「T-100 物管評估（系統帶初稿）➔ T-90 問房東（一卡雙價）➔ T-80 問房客」，並內建 T-80 逾時自動放行防死鎖機制，兼顧代管顧問專業度、房客一次合意體驗、退租秒上廣告與漏斗零塞車。

📅 定案日期：2026-09-29 👥 適用對象：物管、客服、網銷、部門主管 🎯 核心目標：消滅二次談判、退租零空窗上架

一、 四大拍板定案總覽（結論先行）

針對「先問房東確認條件」可能引發的物管人工塞車、房東慢回延誤、以及房東反問「房客還住不住」三大實務痛點，定案採取以下 4 項核心機制：

決策 1 · 時間軸 (方案 1A)
⏰ T-100 ➔ T-90 ➔ T-80
• T-100：掃描出清單（給物管 10 天分析）
• T-90：首發詢問房東（給房東 10 天回覆）
• T-80：首發詢問房客（維持現有 80/60/45/30 節奏不變）
決策 2 · 房東確認格式
💬 一卡雙價（續約＋重招）
同時向房東確認兩套條件：
• 舊客續住：建議續約租金 $A
• 舊客不續（重新招租）：建議開價 $B（底價 $C）
一次解決房東「住不住價錢不同」的猶豫。
決策 3 · 評估與包租分流
📊 系統帶初稿＋物管確認發送
• 系統預帶：房客正負評、租期報修次數/金額、同館租金與底價。
• 物管分析：人工確認建議價後按發送給房東。
• 包租分流（17%）：內部核定新租金即排入房客佇列，不問外部屋主。
決策 4 · 防死鎖逃生閥
🛡️ T-80 逾時不卡死自動放行
若到 T-80 房東仍未回覆，系統不卡死，照常自動發送房客初步意願調查（加註條件待屋主確認），先收回退租或續住訊號，再依結果走 4 路分流。

二、 全流程時間軸與角色分工（100 / 90 / 80 節奏）

透過將掃描日提前 10 天至 T-100，既給予物管充足的人工分析時間（消化月底大批到期案），又不壓縮房客端既有的 T-80 黃金通知期：

系統自動 T-100 天
1. 到期掃描＋帶入基礎資料
掃描到期租約建檔，自動抓取房客黑白名單標籤、本期報修次數與費用、現行租金與約定底價。
承辦物管 T-100 ～ T-90（10天）
2. 物管人工分析＋擬定雙價
物管檢視屋況與行情，填妥「續約建議價 $A」與「重招建議價 $B/$C」，產生說帖。
物管 ➔ 房東 T-90 ～ T-80（10天）
3. 首發詢問房東（T-85 提醒追問）
發送房東群組確認卡（無群者複製說帖電聯代錄）。若房東決定「收回不續」，立即鎖定待退租、不白問房客。
系統 ➔ 房客 T-80 天（維持現制）
4. 首發詢問房客續退意願
• 房東已回：卡片直接顯示新續約條件 $A。
• 房東未回：照常發初步意願卡（附註條件待屋主確認），防漏斗卡死。
📊 CRM 物管評估輔助小抄（系統預帶資料） T-100 自動生成
房客表現（黑白名單） 🟢 準時繳清 · 0 負評
本期報修耗損（crm_cases） 1 次（修繕費 $800）
現租 vs 同館近期均價 現租 $11,500 ／ 同館均價 $12,000
✍️ 物管人工分析填寫：
• 若舊客續住建議價 ($A)：$11,500（原價留好客）
• 若退租重招開價/底價 ($B/$C)：開價 $12,500 / 底價 $12,000
💬 發送房東群組「一卡雙價」確認卡示意 T-90 發送房東
🏠 租約到期體檢與下一期條件確認
屋主您好，本戶將於 {到期日} 到期。現任房客租期內繳款正常、僅報修 1 次。經評估同館近期行情，為您擬定以下兩手準備方案：
① 若現任房客願意續住：建議月租 $11,500（免空窗期與重招成本）
② 若房客不續、重新招租：建議開價 $12,500（底價 $12,000）
✅ 沒問題，同意照此條件辦理 💬 我想調整條件或收回（請專人聯繫）

三、 T-80 房客回覆後的「四路進度分流表」

依房東在 T-80 前是否已確認條件，以及房客點擊的結果，系統自動分流至最省力的下一步：

進度路徑 T-80 前房東狀態 T-80 後房客回覆 系統自動推進進度 ＆ 實際效益
進度 1 ✅ 房東已同意條件
已定續約 $A、重招 $B/$C		 ✅ 續住一年
（或選續住日）		 🎉 雙方合意成立 ➔ 直接轉【待續約】
房客收到的卡片已明列新條件 $A，按同意即完成合意，免二次協商、免再人工審核，直接進換約並回寫 Ragic。
進度 2 ✅ 房東已同意條件
已定續約 $A、重招 $B/$C		 🚚 期滿退租
（或選搬離日）		 🚀 直接轉【待退租】➔ 帶重招價 $B/$C 秒拋網銷上架
自動算妥結算日寫回 Ragic，並直接帶著房東已同意的重招價 $B/$C 推播 /ad-ops 網銷上架 591，零等待空窗。
進度 3 ⏳ 房東逾時未回
T-80 觸發逃生閥先問房客		 🚚 期滿退租
（或選搬離日）		 ⚡ 直接轉【待退租】➔ 省去續約協商
既然房客確定不續，物管不必再跟房東討論續約價 $A，只需向房東確認重招價 $B/$C 即可送網銷上架。
進度 4 ⏳ 房東逾時未回
T-80 觸發逃生閥先問房客		 ✅ 續住一年
（或選續住日）		 📞 留【續約意願審核中】➔ 物管帶「房客確定想續」籌碼電聯房東
物管握有「房客確定想留」的定心丸電聯房東最好談：房東同意原價即轉【待續約】；房東若堅持調價才向房客二次確認。
特例攔截 ❌ 房東不給續／收回自用
T-80 前房東已表態不續		 （不發續退調查） 🔒 直接鎖定【待退租】
T-80 不發續退詢問卡給房客（避免白問引發客訴），改由物管／系統通知房客期滿不續與點交安排。

四、 改版前後對照總表（為什麼新流程更好？）

比較維度 🔴 現行流程（T-90 掃描 ➔ T-80 先問房客 ➔ 後問房東） 🟢 定案新流程（T-100 掃描 ➔ T-90 問房東 ➔ T-80 問房客）
1. 物管分析緩衝 房客回續租後才臨時查資料問房東，常積壓未評 T-100 ～ T-90 完整 10 天緩衝，系統預帶評價/報修/租金初稿供物管分析
2. 對房東專業度 被動傳話（「房客想續，請問同意嗎？」） 主動資產顧問（提供租客表現摘要＋續約價 $A／重招價 $B 雙軌建議）
3. 對房客體驗 先按續住（以為原價），事後才被通知漲租或拒續，需二次談判 一次定案（房東已回者直接看最終條件按同意；房東不給續者不白問）
4. 退租轉招租速度 房客按退租後，網銷還得等物管回頭問房東新底價才能上廣 一卡雙價預先拍板，房客按退租即帶 $B/$C 直通 /ad-ops 秒上架
5. 防塞車穩定度 T-80 自動發房客 維持 T-80 發房客不變，且房東未回時自動觸發逃生閥放行，絕不卡死